Lưu trữ mẫu Giải phẫu bệnh: Sáng kiến cải tiến đột phá tại Bệnh viện Nhi Trung ương

Trong quy trình khám chữa bệnh hiện đại, Giải phẫu bệnh đóng vai trò then chốt trong việc đưa ra kết luận chẩn đoán chính xác. Tuy nhiên, ít ai biết rằng đằng sau những bản báo cáo kết quả là một hệ thống lưu trữ mẫu lớn, đòi hỏi sự tỉ mỉ và khoa học khắt khe. Tại Khoa Giải phẫu bệnh – Bệnh viện Nhi Trung ương, một sáng kiến mới về tối ưu hóa hộp lưu trữ đã mở ra bước tiến lớn trong việc quản lý và bảo vệ những “bằng chứng y học” vô giá này.

Việc tối ưu hiệu quả lưu giữ mẫu đang là mối quan tâm của nhiều phòng xét nghiệm Giải phẫu bệnh hiện nay

1. Vai trò sống còn của việc lưu trữ mẫu Giải phẫu bệnh

Xét nghiệm Giải phẫu bệnh không kết thúc ngay sau khi bác sĩ trả kết quả. Sau quy trình phân tích, các mẫu bệnh phẩm được chia thành hai loại chính để lưu trữ: tiêu bản nhuộm (lam kính) và khối nến chứa bệnh phẩm.

Việc lưu trữ các mẫu này không chỉ là quy định pháp lý (với thời gian lưu từ 3 năm đến hơn 10 năm tùy loại) mà còn mang giá trị thực tiễn cốt lõi trong y học:

• Truy xuất chẩn đoán: Khi người bệnh có diễn biến mới hoặc cần xem lại lịch sử bệnh lý, các mẫu được lưu trữ là cơ sở để bác sĩ đối chiếu và đánh giá sự tiến triển của bệnh.
• Hội chẩn chuyên sâu: Mẫu lưu là tài liệu quan trọng để gửi đi hội chẩn tại các trung tâm y khoa lớn trong và ngoài nước, giúp tìm ra phương án điều trị tối ưu cho những ca bệnh khó.
• Nghiên cứu và đào tạo: Đây là nguồn dữ liệu quý báu cho các nghiên cứu khoa học, giúp tìm ra các phương pháp điều trị mới và đào tạo các thế hệ bác sĩ tương lai.
• Thực hiện xét nghiệm bổ sung: Trong nhiều trường hợp, mẫu lưu được sử dụng để thực hiện thêm các xét nghiệm chuyên sâu như hóa mô miễn dịch hay xét nghiệm gen mà không cần bệnh nhân phải thực hiện sinh thiết lần hai.

2. Thực trạng và thách thức: Áp lực từ con số 20.000

Mỗi năm, chỉ tính riêng mẫu sinh thiết dạ dày tại Khoa Giải phẫu bệnh đã lên tới khoảng 20.000 mẫu, gấp 3 lần so với mẫu mô phẫu thuật. Với số lượng lớn này, hệ thống lưu trữ cũ đã bộc lộ nhiều hạn chế đáng kể:

• Quản lý thủ công: Việc sắp xếp mẫu tiêu bản vào các hộp giấy cũ, viết tay mã số và lưu khối nến trong túi zip khiến hệ thống trở nên lộn xộn, dễ xô lệch.
• Thời gian tìm kiếm kéo dài: Do mẫu bị chồng lấp và không có phần mềm quản lý vị trí chính xác, nhân viên y tế trung bình mất tới 5 phút để tìm thấy một mẫu cụ thể.
• Chi phí đắt đỏ: Việc sử dụng các tủ inox hoặc tủ chuyên dụng nhập khẩu đòi hỏi nguồn tài chính rất lớn, lên tới hàng trăm triệu đồng mỗi năm, trong khi không gian kho lưu trữ có hạn.

3. Sáng kiến “Hộp giấy tối ưu”: Nhỏ gọn nhưng hiệu quả đột phá

Trước những thách thức đó, nhóm tác giả tại Khoa Giải phẫu bệnh đã nghiên cứu và triển khai sáng kiến: “Thiết kế và tối ưu hộp giấy lưu khối nến, tiêu bản bệnh phẩm sinh thiết dạ dày”.

Thiết kế khoa học, thông minh

Sáng kiến tập trung vào việc thay thế các túi zip và hộp tận dụng bằng hệ thống hộp carton được thiết kế riêng biệt cho từng loại mẫu:

• Hộp tiêu bản: Kích thước chuẩn (75 x 26 mm), chia hàng và cột rõ ràng để xếp lam kính theo thứ tự.
• Hộp khối nến: Kích thước tối ưu (29 x 41 x 6 mm), có vách ngăn chắc chắn để bảo quản khối nến thẳng hàng, tránh gãy vỡ hay nhiễm bẩn.
• Chất liệu thân thiện: Giấy carton cứng, nhẹ, có độ bền cao, có thể sử dụng trong nhiều năm trong điều kiện kho lưu trữ và đặc biệt thân thiện với môi trường.

Hình 1. Hộp đựng tiêu bản (trái) và khối nến (phải)

Hình 2. Tiêu bản và khối nến bệnh phẩm được sắp xếp theo thứ tự gọn trong hộp

Ứng dụng chuyển đổi số trong công tác quản lý

Điểm sáng của sáng kiến là sự kết hợp giữa vật chất và công nghệ. Toàn bộ thông tin bệnh nhân, mã pathcode và vị trí hộp được quản lý đồng bộ trên phần mềm bệnh viện và bảng tính trực tuyến (Google Sheets/Excel). Mỗi hộp lưu đều được mã hóa thông tin đầu – cuối, giúp việc định vị mẫu trở nên dễ dàng, tương tự như tìm một cuốn sách trong thư viện hiện đại.

4. Những giá trị “vàng” mà sáng kiến mang lại

Sau thời gian triển khai từ tháng 1 đến tháng 8 năm 2025, sáng kiến đã mang lại những kết quả vượt mong đợi:

• Tốc độ truy xuất thần tốc: Thời gian tìm kiếm mẫu giảm từ 5 phút xuống chỉ còn 10–20 giây. Điều này giúp rút ngắn đáng kể thời gian chờ đợi của bệnh nhân khi cần lấy mẫu đi hội chẩn.
• Tiết kiệm chi phí tối đa: Tổng chi phí lưu trữ cho 20.000 mẫu chỉ còn khoảng 1,1 triệu đồng/năm, thấp hơn khoảng 93 lần so với việc đầu tư tủ chuyên dụng (khoảng 103 triệu đồng/năm).
• Đảm bảo chất lượng lưu trữ: Toàn bộ mẫu được phân loại, mã hóa khoa học, không còn tình trạng thất lạc, xô lệch hay hư hỏng do điều kiện bảo quản không phù hợp.
• Tối ưu nguồn nhân lực: Nhân viên y tế giảm bớt áp lực từ việc tìm kiếm thủ công, có thêm thời gian tập trung vào công tác chuyên môn xét nghiệm, nâng cao chất lượng chẩn đoán.

Kết luận

Sáng kiến cải tiến lưu trữ tại Khoa Giải phẫu bệnh là minh chứng cho tinh thần “dám nghĩ, dám làm” của nhân viên khoa. Không cần những thiết bị xa xỉ, chỉ với sự sáng tạo và tối ưu hóa từ những vật liệu đơn giản, chúng tôi đã tạo ra một hệ thống quản lý khoa học, bảo vệ giá trị của từng mẫu bệnh phẩm – những mắt xích quan trọng trong hành trình giành lại sức khỏe cho các bệnh nhi.

Sáng kiến này không chỉ dừng lại ở quy mô khoa mà còn có tiềm năng ứng dụng rộng rãi tại nhiều labo xét nghiệm khác, góp phần chuyên nghiệp hóa công tác quản lý bệnh viện trong thời đại mới.

Để hiểu rõ hơn về quy trình quản lý mẫu, hãy tưởng tượng hệ thống lưu trữ cũ như một kho chứa đồ khổng lồ nơi mọi thứ bị bỏ vào bao tải; còn sáng kiến mới này đã biến kho chứa đó thành một thư viện thông minh, nơi mỗi “cuốn sách bệnh phẩm” đều có vị trí chính xác trên kệ, sẵn sàng được tìm thấy chỉ trong vài giây.

👉 Mọi nhu cầu tư vấn, gửi mẫu xét nghiệm hoặc hợp tác chuyên môn, xin vui lòng liên hệ trực tiếp Khoa Giải phẫu bệnh để được hỗ trợ nhanh chóng và đầy đủ.

• Địa chỉ: Khoa Giải phẫu bệnh, Bệnh viện Nhi Trung ương. Tầng 3, Tòa nhà 15 tầng, Số 18, ngõ 879, đường La Thành, phường Láng, Thành phố Hà Nội.
• Email dành cho khách hàng: chamsockhachhang@nch.gov.vn
• Email Khoa Giải phẫu bệnh: k.gpb@nch.gov.vn
• Điện thoại: 024 6273 8623

Nhóm tác giả: Nguyễn Thị Quỳnh Giang và đồng nghiệp
Người phê duyệt: BSCKII. Phó Hồng Điệp
Khoa Giải phẫu bệnh – Bệnh viện Nhi Trung ương